Ein Gastartikel von Thomas Mangold
Neben der geeigneten Terminfindung gibt es noch einige andere wichtige Dinge, auf die man bei der Planung von Events, Meetings oder sonstigen Veranstaltungen achten muss. Um nichts zu vergessen lohnt es sich mit Checklisten zu arbeiten.
Bevor ich aber näher ins Thema einsteige möchte ich mich kurz vorstellen: Mein Name ist Thomas Mangold, ich bin Produktivitätstrainer, Buch-Autor und Blogger zum Thema Selbst-Management. Jetzt aber zurück zum Thema:
Die Vorteile von Checklisten
Nehmen wir einmal an, du planst eine richtig große Geburtstagsfeier zu deinem runden Geburtstag. Die Feier soll unvergesslich werden, sowohl für dich, wie auch für deine Gäste.
Da sich so ein Event nicht von heute auf morgen plant, sondern eine gewisse Vorlaufzeit in Anspruch nimmt, würde ich in solchen Fällen unbedingt mit einer Checkliste arbeiten. Das hat nämlich mehrere Vorteile:
- Du sparst Zeit damit:
Einmal erstellt, brauchst du so eine Checkliste nur noch ergänzen, bzw. verwalten. Du brauchst nicht jedesmal überlegen, was du noch zu tun hast, oder was du schon an andere Personen delegiert hast. Deine Checkliste verschafft dir sofort einen Überblick! - Du arbeitest strukturierter damit:
Nehmen wir wieder das Beispiel der Planung unserer Geburtstagsfeier zur Hand. Wenn du schon mal in einem Fachgeschäft für Partyzubehör bist, wäre es doch sinnvoll gleich alles einzukaufen und nicht erst die Luftballons und zwei Wochen später musst du bei der Planung des Buffets nochmal hin um Pappbecher zu holen.
Die Checkliste hilft dir alles strukturiert zu planen und abzuarbeiten. - Du kannst delegierte Aufgaben überwachen:
Um ein wenig Schwung in die Party zu bringen hast du Freunde damit beauftragt sich Partyspiele zu überlegen. Da der Punkt auf deiner Checkliste steht, kannst du eine Woche vor der Party nochmal nach dem Stand der Dinge fragen und verlierst so keine der delegierten Aufgaben aus dem Blickfeld. - Du kannst den Kopf frei bekommen:
Stell dir vor wie belastend das ist, wenn du all diese Dinge zwar im Kopf hast, aber immer und immer wieder daran denken musst. Ständig verfolgt dich die Angst etwas zu vergessen und ständig denkst du auch an weitere Dinge die du noch besorgen musst.
Hast du alles mal auf deiner Checkliste stehen, kannst du es mental abhacken und schläfst wesentlich ruhiger!
Wie erstellt man nun so eine Checkliste?
Die Erstellung ist nicht nur ein Schritt sondern ein ganzer Prozess. Du kannst deine Checkliste immer wieder ergänzen und adaptieren. In der Regel empfehle ich dir aber so vorzugehen:
- Brainstorming und notieren:
Schrieb einfach mal alles auf, was dir zu dem Thema deiner Checkliste einfällt. Nimm einstweilen noch keine Rücksicht auf eine Reihenfolge. Schreib einfach alles auf was dir im Kopf dazu herumspukt. - Sortieren:
Nun bringst du das ganze in eine Reihenfolge. Dazu musst du dir zuerst einmal überlegen welche Reihenfolge sinnvoll ist. Für viele Projekte kann das der zeitliche Ablauf sein, oftmals ist es aber besser alles themenspezifisch abzuarbeiten. Überlege dir das vorher und reihe dann alle deine Notizen in dieser Reihenfolge. - Visualisiere den Ablauf:
Nachdem du die Liste sortiert hast, lass sie ein paar Tage liegen und lass mal alles sickern. Dann nimmst du dir die Liste nochmal vor und gehst gedanklich jeden Schritt nochmal durch. Du wirst sehen wie viele wichtige Punkte dir in diesem Schritt noch einfallen werden. Pflege sie einfach in die Liste mit ein. - Die Durchführung:
Jetzt geht es an die reale Durchführung. Auch da wird dir noch der eine oder andere Punkt einfallen an dem du die Liste ergänzen musst. Notiere alles, trotzdem du schon in der Ausführung bist. - Archiviere die Liste:
Speichere die Liste auf deinem Computer ab, denn der nächste Runde Geburtstag, das nächste Meeting oder die nächste Veranstaltung die du anhand dieser Liste organisieren kannst kommt bestimmt.
Hast du die Liste archiviert, brauchst du sie nur noch zur Hand nehmen und eventuell für das neue Ereignis adaptieren.
Und schon steht einem tollen Event nichts mehr im Wege!
Solltest du mehr zum Thema Checklisten erfahren wollen, lade ich dich ein meinen Artikel “Warum du unbedingt mit Checklisten arbeiten solltest” zu lesen.
Genieße deinen Tag,
Thomas
